一般法務/契約書

手続きしないと会社消滅!?変更登記の概要とオススメのオンライン変更登記サービスを一挙にご紹介!!

会社を設立する際には、様々な種類の書類が必要です。
このような書類には、「定款」「代表者の印鑑届出書」「印鑑証明書」「登録免許税納付用台紙」そして「設立登記申請書」などが該当します。

AI-CON登記で簡単に登記変更書類を作成

登記とは、商号(社名)や本社所在地、代表者の氏名・住所、事業目的など、会社の重要事項を法務局に登録し、一般に開示できるようにする手続きのことです。
また、登記内容の変更があった際、会社は「変更登記書類」を作成しなければいけません。

今回この記事では、「登記」に関わる基礎的な内容と、変更登記書類の作成が必要となる要件、オススメの変更登記書類作成サービスをご紹介します。
会社経営者の方、バックオフィスの方は必見です!

会社設立登記とは?

今回メイントピックとして紹介するのは「変更登記」についてですが、登記についての理解を深めるために必須の知識である「会社設立登記」についての基本的な内容を先に説明します。
会社を設立した際、法人は法務局に対して会社登記(法人登記)を行う必要があります。
また、会社登記は法律で義務付けられている手続きであり、会社設立時には必ず行わなければなりません。

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会社設立登記の目的

はじめに「会社設立登記」の目的を説明します。

「会社設立登記」とは、会社を設立した際、会社に関する重要事項について法務局に届出を行う手続きです。
登記を行うと、管轄の法務局は、登録の証明として「登記事項証明書」を発行します。
また、会社登記の目的は、会社の重要事項を公に公開することであり、会社の信用維持や取引における安心材料の担保が目的です。

そのため、登記手続きが完了すると、登記情報は公開され、誰にでも閲覧できるようになりますので、重要な取引先の実態を確認するためにも登記内容の確認は非常に有効な手段であるといえるでしょう。

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登記する際の必要書類

会社を登記する際には、会社の重要事項を示す根拠となる複数の書類を法務局へ提出し申請します。
登記申請は、原則として会社の代表取締役が行う手続きであるとされていますが、実際には、司法書士などの専門家に書類作成などを依頼するケースが多いようです。

また、登記申請の際には「設立登記申請書」の作成が必要ですが、この書類は様式が定められているため、記載内容に不備がある場合は、訂正する必要がありますので充分に注意しましょう。
なお、設立登記申請書は、法務省のホームページからテンプレートや記載例をダウンロードすることができます。
また、書類のサイズは全てA4で統一しなければなりません。

設立登記申請書

登記に必要な情報の目次としての役割を担う書類となります。
法務局のホームページからテンプレートをダウンロードすることが可能です。

収入印紙

登記書類に添付される収入印紙は、登録免許税という税金を支払うために使用されます。
金額の目安としては、資本金の額×0.7%とされていますが、下限が15万円として設定されているため、資本金の額に関わらず、15万円以上の収入印紙が必要です。

取締役の就任承諾書

この書類は、取締役(会社役員)が「取締役に就任することを承諾した」ということを証明するための書類です。
なお、取締役が複数人の場合は、人数分の承認承諾書が必要であり、「取締役の就任承諾書」に加えて、「代表取締役の就任承諾書」が必要となります。

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資本金の振り込みを証明する書類

こちらは会社手続きの際に必要な資本金の振り込みを行ったことを証明する書類です。
通帳の写しなどに印鑑を押して提出します。

印鑑届出書

こちらの届出書は、法人実印の届け出をするために必要な書類となります。
設立登記申請書と同様に、法務局のホームページからテンプレートを入手することができます。

登記すべき事項を記載した媒体

会社登記を実施した場合、商号(社名)、本店所在地、事業目的、資本金の額、取締役の氏名・住所などを登記情報として申請します。
この「媒体」には、上記に代表される情報を作成例に従って記載しますが、「媒体」は紙媒体でなく、CD-Rやフロッピーディスクでも可能とされています。
なお、作成例は法務局のホームページからダウンロードすることが可能です。

会社登記の申請方法

会社登記の申請方法は、

  1. 直接申請
  2. 郵送
  3. オンライン申請

の3つの方法は対応しています。

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直接申請

直接申請は、管轄法務局の窓口に必要書類の一式を提出する方法です。
内容に不備がなければ、1週間から10日程度で登録が完了し、
申請を受け付けた日が会社設立日とされます。
なお、記載内容に不備がある場合は、法務局の担当から連絡があるので、修正箇所を期限内に訂正し、再提出します。

郵送

郵送による申請の場合、提出手段が郵送であること以外は、基本的には直接申請と変わりません。
1週間から10日程度で手続きが完了し、書類が法務局に到着した日が会社設立日となります。
なお、郵送方法に関しては、どのような形式であっても構いませんが、重要書類ですので、簡易書留や特定記録など到着したことの記録の分かる形式が推奨されます。

オンライン申請

オンライン申請は、法務局によって用意されているシステム上で登記申請を行う手法です。
インターネット上で完結するため、利便性の高い手段であることはもちろん、新型コロナウイルスの影響によって外出や人と会うことに制限がかかる中、非常に重宝されるシステムであるといえます。
また、この方法では、記載内容の訂正もソフト上で行うことができるため、万が一不備が発生した場合であっても手間なく修正することが可能です。

変更登記が必要なケース

上記で会社を設立する際には、会社設立登記が必要であるということや、登記の目的、必要書類や手順について説明しました。

また、登記情報は、会社設立時に申請して終了する訳ではなく、登録した内容に変更が生じた場合は、登録されている内容を変更する手続きをその都度行わなくてはなりません。
この章では、登記変更が必要になる際の具体例と変更登記に関わる注意点をご説明します。

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登記変更が必要なケース

変更登記が必要なケースとは、端的に表現すると登記内容として登録した情報が変更された場合です。
なお、変更登記の方法は、上述した会社設立登記の場合と同様であり、管轄法務局へ申請書を持参する方法、郵便を使った方法、オンライン上での申請を行う方法などがあります。
なお、登記変更が必要なケースは以下の通りです。

  • 会社の名称変更。
  • 本店所在地の変更。
  • 事業目的の変更。
  • 新規事業の開始。
  • 役員(取締役や監査役など)の任期満了に伴う変更。

変更登記の際の注意点

ここでは、登記変更の際の主な注意点をご説明します。
1つ目は変更登記の期限です。
この期限は申請が必要である変更から2週間以内とされています。
なお、期限を過ぎてしまったとしても変更登記の受付は行われますが、期限内の変更がなされなかった場合、会社の代表者に対し、罰則として100万円以下の科料が課せられる場合があるため注意が必要です。

また、株式会社の場合、最後の登記から12年間変更登記がなされなかった場合は、会社が解散したとみなされます
これは、株式会社の役員の任期は10年とされており、12年の間には何らかの変更があることを前提としているからです。
このように、変更登記を怠ってしまった場合、法人が解散して消滅してしまったとみなされます。

特段目立った変更がない場合であっても変更登記は定期的に行う必要があることを念頭において事業運営にあたらなければなりません。

おすすめの変更登記サービス

ここまで解説した通り、会社の登記情報は定期的な変更が必要であり、変更登記が遅延した場合や、変更を怠った場合は、科料や会社が消滅するとみなされるリスクが発生するため、充分に注意する必要があります。

しかし、登記処理は専門的な知識が必要であり、自分自身で行うには手間がかかりハードルが高い作業です。
また、変更登記の代行は、司法書士へ依頼することも可能ですが、費用面の負担が大きいことが否めません。

今回は、そのように必須業務でありながら専門的な知識やノウハウを必要とする変更登記申請を安く早く処理できるサービスをご紹介します。

1. AI-CON登記
「AI-CON登記」は、GVA TECH株式会社が運営するオンラインで最短15分で変更登記書類が作成できる2,000社以上が導入するサービスです!
通常、司法書士など依頼する変更登記手続きをオンライン上で安く早く簡単に仕上げることができます。また、「AI-CON登記」10種類もの登記に対応しており、夜間や土日でも利用できるため、変更登記の手続きがグッと楽になります。
もちろん、司法書士監修のため、品質には全く問題ありません!
評価
価格 10,000円
ポイント1 安い・早い・簡単なオンライン登記申請サービス
ポイント2 夜間や土日にも対応しており、いつでもどこでも申請可能!

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2. Legal Script(リーガルスクリプト)

「Legal Script」は、『「登記」をもっとシンプルに、もっとスマートに』をコンセプトとした株式会社リーガルスクリプトが運営するサービスです。

会社設立登記の他、各種変更登記にも対応しており、シンプルなUIが特徴のサービスであり、大変使いやすい仕様が人気のサービスとなっています。
また、料金は申請内容によって異なるので詳しくは詳細ページを参照してください。

評価
価格 ※申請内容によって異なる。
ポイント1 安い・早い・簡単なオンライン登記申請サービス
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登記情報を取得する場合

今回は、変更登記申請を行う場合のオンラインサービスについてご紹介しました。
一方、登記情報を入手することで、会社の重要事項を取得することも可能であるため、取引先の会社情報を習得したいというニーズをお持ちの方も多いと思います。

しかし、実際に登記情報を取得するためには何かと手間や時間がかかるため、安く外注できるのであれば、外注したいと検討されている方も多いのではないでしょうか?

スタートアップドライブでは、オンライン上で登記情報を簡単に取得できる「Remoto-ki」を運営しています。
面倒な登記簿や登記簿謄本(原本)の取得が必要な方は、全てオンライン上で早く・安く・簡単に登記簿情報を取得できる「Remoto-ki」を是非ご利用ください。

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まとめ

今回は登記の必要性や目的、申請の際に必要な書類について解説しました。
また、手間やコストのかかる変更登記申請を安く早く簡単に処理できるサービスを紹介しています。
会社としての重要事項の変更や定期的に発生する役員の任期満了などの際には、遅滞なく変更された情報を申請し、罰則を課されたり、会社消滅のリスクを負わないように充分注意しましょう。

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